Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable du traitement est la société L'OURS DU MARKETING, SASU au capital de 500,00 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 930 855 929, dont le siège est situé 15 rue du Chalet, 75010 Paris, éditrice du service Kapitaine (ci-après « nous »). Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@kapitaine.com. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données : toutes les demandes relatives à vos données sont traitées à cette adresse.

Kapitaine intervient à deux titres :

• Responsable du traitement pour les visiteurs du site, pour les comptes des agences et de leurs utilisateurs, et pour la facturation de l'abonnement Kapitaine.
• Sous-traitant (article 28 du RGPD) pour les données que les agences traitent sur leurs propres clients dans l'application : campagnes, résultats, créas, rapports, factures d'honoraires, accès des clients finaux. L'agence reste responsable de ces traitements et nous n'agissons que sur ses instructions. Ces engagements sont précisés dans l'accord de traitement des données (DPA) prévu à l'article 28 du RGPD, intégré par référence aux conditions générales de vente et fourni sur simple demande à contact@kapitaine.com.

2. Données traitées sur le site kapitaine.com

Le site est une vitrine statique. Son seul formulaire est celui de préinscription au programme bêta, en version complète (nom, e-mail, téléphone facultatif, profil et activité, nombre de clients gérés, régies utilisées, message facultatif) ou courte (prénom, nom, e-mail, téléphone et société), avec la provenance de la campagne (paramètres utm). Ces informations sont envoyées à l'application Kapitaine, hébergée dans l'Union européenne, et ne servent qu'à vous recontacter au sujet de la bêta. Pour le reste, si vous nous écrivez, c'est par e-mail, et nous traitons votre adresse et le contenu de votre message pour vous répondre. L'hébergeur du site (Vercel) enregistre des journaux techniques (adresse IP, date, page demandée, navigateur) nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du service.

Le site n'utilise aucun outil de mesure d'audience, aucun pixel publicitaire et aucun cookie de suivi.

3. Données traitées dans l'application

• Comptes utilisateurs : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme de hachage, jamais en clair), secret de double authentification (chiffré), rôle, préférences de notification, dates de connexion.
• Sessions et journal d'audit : adresse IP, navigateur, actions sensibles effectuées et, en cas de « connexion en tant que », l'identité réelle de la personne qui agit.
• Connexions aux régies et outils : jetons d'accès (chiffrés en AES-256-GCM), identifiants et noms des comptes publicitaires, Business Manager et comptes MCC.
• Données de performance publicitaire : dépenses, impressions, clics, conversions et leads agrégés par campagne, ensemble de publicités et publicité.
• Créas, briefs et kits de marque : fichiers déposés ou importés, commentaires et historique.
• Facturation : coordonnées de facturation, contrats et factures, pour l'abonnement Kapitaine comme pour les factures d'honoraires que les agences émettent à leurs clients.
• E-mails transactionnels : adresse du destinataire et événements de délivrabilité (envoyé, rebond). Une adresse qui rejette définitivement nos e-mails (adresse inexistante, signalement comme indésirable) est mise de côté pour ne plus lui écrire.
• CRM de leads (activé par l'agence, client par client) : coordonnées des prospects de l'annonceur (nom, e-mail, téléphone, réponses aux formulaires), reçues de Meta Lead Ads, des formulaires du site de l'annonceur, d'un import CSV ou d'une saisie ; notes et comptes rendus d'appel ; étapes de qualification et commercial attribué. Pour ces données, l'annonceur est responsable de traitement ; l'agence et Kapitaine agissent en sous-traitants. Elles sont chiffrées en base (AES-256-GCM), visibles uniquement par l'agence et l'équipe de l'annonceur (chaque commercial ne voit que ses leads), jamais revendues, ni utilisées pour constituer des audiences, ni transmises à l'assistant IA.

Aucune audience personnalisée (liste de clients ou de prospects particuliers) n'est stockée dans Kapitaine.

Mesure des ouvertures et des clics des e-mails

Les e-mails envoyés par l'application (rapports aux clients d'une agence, factures, invitations, notifications) peuvent contenir une image invisible d'un pixel et des liens redirigés par Kapitaine. Ils indiquent si un e-mail a été ouvert, quand, et quels liens ont été cliqués : l'agence dispose ainsi de statistiques de délivrabilité et d'engagement de ses e-mails. Sont enregistrés le destinataire, l'objet, la date d'envoi, les dates d'ouverture et de clic, le lien cliqué et le type de logiciel utilisé (par exemple « Gmail » ou « Outlook ») ; jamais l'adresse IP ni l'identifiant complet du navigateur.

Les liens personnels (activation d'un compte, mot de passe, consultation d'un rapport, désinscription) ne sont jamais redirigés. Ces données sont conservées 90 jours. Chaque agence peut désactiver cette mesure pour ses e-mails (Paramètres › Notifications › « Mesurer les ouvertures et les clics de mes e-mails ») ; pour les e-mails qu'elle envoie, l'agence est responsable de traitement et Kapitaine agit en sous-traitant. Les ouvertures restent des estimations : certaines messageries bloquent les images, d'autres les chargent automatiquement.

4. Données reçues de Meta, Google, TikTok, Canva et Google Drive

Ces données ne sont obtenues que lorsqu'un utilisateur connecte volontairement un compte, et uniquement dans la limite des permissions qu'il accorde.

• Meta (connexion Facebook ou token d'utilisateur système du Business Manager) : identifiant et nom de l'utilisateur Facebook, liste des Business Manager, comptes publicitaires et Pages accessibles, campagnes, ensembles de publicités, publicités, visuels et statistiques. Permissions demandées : ads_read, ads_management, business_management, pages_show_list, pages_read_engagement et, pour le CRM de leads, leads_retrieval, pages_manage_ads et pages_manage_metadata. La permission ads_management sert uniquement à créer les publicités que vous publiez depuis Kapitaine, toujours en pause, et à appliquer les actions que vous déclenchez (pause, activation, renommage). Les permissions leads_retrieval et pages_manage_ads servent uniquement à relever les leads des formulaires Lead Ads des Pages d'un client dont le CRM est activé ; pages_manage_metadata sert uniquement à abonner ces Pages aux notifications de nouveaux leads, pour qu'ils arrivent en temps réel. Si l'annonceur active le retour des étapes à Meta (API Conversions), seuls l'identifiant du lead Meta, des empreintes SHA-256 de l'e-mail et du téléphone (jamais en clair), le nom de l'étape et sa date sont envoyés à Meta Platforms Ireland.
• Google Ads (OAuth) : comptes accessibles, y compris via un compte administrateur (MCC), campagnes et statistiques. Kapitaine ne fait aujourd'hui que lire ces données.
• TikTok Ads (OAuth TikTok for Business) : identifiants et informations des comptes annonceurs autorisés (nom, devise, fuseau horaire), campagnes, groupes d'annonces, annonces, leur statut de diffusion et statistiques. Autorisations demandées : gestion des comptes annonceurs, gestion des annonces et rapports. Kapitaine ne fait aujourd'hui que lire ces données.
• Google Drive (lecture seule) : les images et vidéos que vous choisissez d'importer dans la bibliothèque d'un client.
• Canva (lecture seule) : les designs que vous choisissez d'exporter en PNG, et leurs informations descriptives.
• Connexion avec Google : nom et adresse e-mail, pour vous identifier.

Usage limité. Ces données servent exclusivement à fournir le service à l'agence qui les a connectées : tableaux de bord, alertes, rapports, publication et bibliothèque de créas. Nous ne les vendons pas, ne les louons pas, ne les utilisons pas pour de la publicité, du profilage ou pour constituer des audiences, et ne les partageons qu'avec les sous-traitants listés ci-dessous, pour faire fonctionner le service. Seules les personnes habilitées de notre équipe peuvent y accéder, pour le support à votre demande, pour la sécurité du service ou pour respecter une obligation légale.

L'utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Vous pouvez révoquer ces accès à tout moment : en déconnectant le compte dans Kapitaine, ou directement depuis les paramètres de la plateforme concernée (voir suppression des données).

5. Finalités et bases légales

• Fournir le service (comptes, connexion aux régies, synchronisation, tableaux de bord, alertes, rapports, publication, espace client, factures) : exécution du contrat.
• Sécuriser le service (sessions, double authentification, journal d'audit, prévention des abus) : intérêt légitime.
• Envoyer les e-mails transactionnels (invitations, alertes, publication de rapports) : exécution du contrat ; préférences réglables par utilisateur.
• Ne plus écrire aux adresses qui rejettent nos e-mails (délivrabilité) : intérêt légitime.
• Mesurer les ouvertures et les clics des e-mails (statistiques de délivrabilité et d'engagement pour l'agence) : intérêt légitime ; mesure désactivable par l'agence.
• Facturer et tenir la comptabilité : obligation légale.
• Répondre à vos messages : intérêt légitime (ou mesures précontractuelles si vous envisagez de souscrire).
• Vous recontacter au sujet du programme bêta (formulaire de préinscription) : consentement, que vous pouvez retirer à tout moment en demandant la suppression de votre inscription.

6. Durées de conservation

• Comptes utilisateurs : pendant toute la durée du compte, puis suppression avec l'espace de l'agence.
• Sessions : 12 heures.
• Journal d'audit : 24 mois.
• Jetons d'accès aux régies : jusqu'à la déconnexion du compte ou la révocation depuis la régie.
• Statistiques publicitaires : 36 mois.
• Leads du CRM : 24 mois après le dernier changement (durée réglable par client), puis suppression automatique ; effacement possible à tout moment depuis la fiche du lead.
• Créas, briefs et kits de marque : jusqu'à leur suppression par l'agence ou le client.
• Pièces comptables (factures) : 10 ans, conformément au Code de commerce.
• Préinscriptions au programme bêta : 3 ans après la dernière inscription ou le dernier échange, ou jusqu'à votre demande de suppression.
• Événements des e-mails transactionnels : 12 mois.
• Adresses mises de côté après un rejet définitif ou un signalement : 12 mois après le dernier avis.
• Mesure des ouvertures et des clics des e-mails (destinataire, objet, dates d'ouverture et de clic, liens cliqués) : 90 jours.
• Échanges par e-mail avec nous : 3 ans à compter du dernier contact pour les prospects ; pour les clients, pendant la durée de la relation contractuelle puis 5 ans (délai de prescription de droit commun), à des fins de preuve.
• Après la fin de l'abonnement : les données de l'espace de l'agence restent exportables pendant 30 jours, puis sont supprimées ; elles disparaissent des sauvegardes dans les 30 jours suivants. À tout moment, la suppression définitive peut être demandée : purge immédiate de la base, purge des sauvegardes sous 30 jours.

7. Sous-traitants

Nous faisons appel aux prestataires suivants pour faire fonctionner Kapitaine :

Lorsque vous connectez une régie, les données publiées ou lues transitent par Meta, Google et TikTok, qui les traitent selon leurs propres conditions et politiques de confidentialité.

Intelligence artificielle. Pour proposer un brouillon de commentaire de rapport ou le résumé de la semaine d'un client, Kapitaine envoie à l'API Claude d'Anthropic uniquement des éléments de pilotage : nom et secteur du client, noms de campagnes, chiffres agrégés (dépense, leads, coûts, taux) et alertes de la période. Aucune donnée de prospect ou de lead (nom, e-mail, téléphone) n'est transmise. Selon ses conditions commerciales, Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles. Les textes produits sont des brouillons : l'agence les relit et les valide avant toute publication à son client.

Assistant. Quand un membre d'une agence pose une question à l'assistant, la question et les chiffres agrégés nécessaires à la réponse (lus dans le seul périmètre de clients de cette personne) sont envoyés à l'API Claude d'Anthropic. Le texte des questions n'est pas conservé par Kapitaine ; seule une trace technique (nombre de questions, coût) est gardée dans le journal d'audit. Évitez d'y saisir des données personnelles.

Veille concurrentielle. Pour les agences qui l'utilisent, Kapitaine récupère, via l'API officielle de la bibliothèque publicitaire Meta, des publicités que Meta rend publiques : nom et identifiant de la page annonceur, textes, dates et plateformes de diffusion, portée estimée dans l'Union européenne, image d'aperçu. Ces données sont conservées tant qu'une agence suit la page, puis supprimées 30 jours après le dernier suivi ; les résultats de recherche sont gardés temporairement en cache. Kapitaine consulte aussi, une fois par jour au plus, la page publique vers laquelle pointent ces publicités (en respectant son fichier robots.txt, sans connexion ni cookie conservé) : une capture d'écran, le titre, les prix, offres et boutons affichés. Les 10 dernières versions de chaque page sont conservées, puis tout est supprimé 30 jours après qu'aucune agence ne la suit plus. Le texte de ces publicités publiques est analysé par l'API Claude d'Anthropic, qui reçoit aussi, pour la rédaction de propositions, les informations saisies par l'agence sur l'offre de son client. Aucune donnée de prospect n'est transmise, et la veille n'est jamais visible des clients finaux.

8. Transferts hors de l'Union européenne

La base de données, les fichiers et les traitements en arrière-plan sont hébergés dans l'Union européenne (Amsterdam). Certains prestataires (Vercel Inc., Railway Corporation, Anthropic, PBC) sont des sociétés établies aux États-Unis ; l'interface web est servie par le réseau de Vercel. Les transferts éventuels de données personnelles vers les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, conclues avec ces prestataires dans le cadre de leurs accords de traitement des données. Le prestataire d'e-mails transactionnels, en cours de sélection, sera hébergé dans l'Union européenne.

9. Sécurité

Isolation des agences au niveau de la base de données (Row-Level Security PostgreSQL), jetons chiffrés, double authentification, journal d'audit, fichiers dans un stockage privé servis par liens signés valables 5 minutes. Le détail figure sur la page sécurité et RGPD.

10. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Pour les exercer, écrivez à contact@kapitaine.com. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe ; une preuve d'identité peut vous être demandée en cas de doute.

Si vous êtes le client final d'une agence, adressez-vous d'abord à votre agence, responsable du traitement : nous l'aiderons à répondre à votre demande. Les administrateurs d'agence peuvent télécharger à tout moment un export complet de leurs données (format JSON) depuis Paramètres › Données.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

11. Cookies

• Site kapitaine.com : aucun cookie de mesure d'audience, aucun cookie publicitaire, aucun traceur tiers. Aucun bandeau de consentement n'est donc nécessaire. Seule exception : si vous arrivez par le lien d'un partenaire, son code est conservé 90 jours dans le stockage local de votre navigateur, pour lui attribuer le parrainage si vous créez un compte (strictement nécessaire au programme partenaires, aucun identifiant vous concernant).
• Application app.kapitaine.com : uniquement des cookies strictement nécessaires, notamment le cookie de session qui vous maintient connecté, exemptés de consentement. Aucun traceur tiers n'y est chargé.

Le détail figure dans la politique relative aux cookies.

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique, par exemple à l'ajout d'un sous-traitant ou d'une fonctionnalité. La date de mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, les administrateurs d'agence sont prévenus par e-mail.