Factures et abonnements
Vos honoraires suivis au même endroit que vos clients.
Un contrat par client, des factures numérotées avec les bonnes mentions, un suivi clair de ce qui est payé et de ce qui est en retard. Le client retrouve ses factures dans son espace.
Factures
Septembre 2026 · numérotation continue · SIRET et TVA sur chaque facture
Facturé ce mois
5 610 €
Encaissé
2 250 €
En attente
2 400 €
En retard
960 €
1 facture
Contrat Maison Lumen
Formule Pilotage · 800 € HT / mois
Renouvellement
Tacite, préavis 1 mois
Prochaine échéance
01/10/2026
Maquette d'interface. Clients et chiffres fictifs, donnés à titre d'exemple.
Comment ça marche
En quatre étapes.
- 01
Créez le contrat
Formule, honoraires, renouvellement et échéance, client par client.
- 02
Émettez la facture
Numérotation continue, SIRET, TVA et mentions légales ajoutés automatiquement.
- 03
Le client la retrouve
La facture apparaît dans son espace client, à votre marque.
- 04
Suivez le paiement
Marquez la facture payée ; les retards ressortent d'eux-mêmes.
En profondeur
Comment ça marche, vraiment.
Le contrat de chaque client
Chaque client peut avoir un contrat : formule, montant des honoraires, périodicité, dates de début et de fin, tacite reconduction, statut et prochaine date de facturation. Le budget publicitaire convenu y est aussi noté ; il est repris dans le rapport mensuel. La vue « portefeuille » additionne vos contrats actifs en revenu récurrent mensuel, devise par devise. Elle signale aussi les contrats qui se terminent dans les 60 jours sans reconduction.
- Périodicité : mensuelle, trimestrielle ou annuelle
- Statut : actif, en pause, résilié, impayé
- Revenu mensuel : trimestriel divisé par 3, annuel par 12
- Dépense publicitaire du mois en regard de chaque contrat
Émission et numérotation
Une facture comprend jusqu'à 50 lignes (libellé, quantité, prix unitaire), un taux de TVA et, si vous le souhaitez, la période facturée. Son numéro est attribué par un compteur incrémenté de façon atomique : deux factures créées au même instant ne peuvent pas partager un numéro. Le numéro associe votre préfixe et six chiffres, par exemple F-000001. Le PDF est produit immédiatement et le client est notifié.
- Préfixe réglable dans les paramètres de facturation
- Montants calculés en centimes, TVA arrondie une fois sur le total
- Facture émise dans la devise du client
Les mentions légales, sur chaque facture
Le PDF reprend l'identité de l'agence : raison sociale, adresse, SIRET et numéro de TVA intracommunautaire, avec son logo et sa couleur. Il indique la date d'émission, l'échéance et les conditions de paiement. Les mentions obligatoires en cas de retard sont ajoutées automatiquement. Si la TVA est à 0 %, la mention de l'article 293 B du CGI apparaît.
- Pas d'escompte pour paiement anticipé
- Pénalités de retard : trois fois le taux d'intérêt légal
- Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 €
Suivi des paiements et relances
Vous marquez une facture payée, ou vous la remettez en attente en cas d'erreur. Chaque jour, une facture échue et non payée passe automatiquement « en retard ». Des relances partent ensuite à J+7, J+15 et J+30 après l'échéance, par défaut : le client les reçoit, avec copie aux admins de l'agence. Chaque relance n'est envoyée qu'une fois.
- Jours de relance réglables
- Montant en attente affiché par devise
- Changements de statut inscrits au journal d'audit
Factures externes et export comptable
Si vous éditez vos factures dans un autre outil, déposez le PDF avec son numéro, ses dates, son montant HT et son taux de TVA : Kapitaine vérifie que le fichier est bien un PDF, puis le client le retrouve dans son espace. Pour votre comptable, l'export CSV couvre la période de votre choix. Le fichier utilise le point-virgule comme séparateur et la virgule décimale, comme l'attendent les outils comptables français. Chaque export est inscrit au journal d'audit.
- Colonnes : date, numéro, client, HT, TVA, TTC, devise, statut, date de paiement
- Factures externes suivies comme les autres (payée, en retard, relances)
- Encaissement en ligne par Stripe : prévu, pas encore disponible
En situation
Ce que ça change au quotidien.
Freelance
Huit clients facturés chaque mois, et des retards de paiement repérés trop tard.
Les factures échues passent « en retard » d'elles-mêmes et les relances partent à J+7, J+15 et J+30, avec copie.
Gérant d'agence
Il veut connaître son revenu récurrent et les contrats qui arrivent à échéance.
La vue portefeuille donne le revenu mensuel par devise et les contrats qui se terminent dans les 60 jours sans reconduction.
Agence qui facture déjà dans son logiciel comptable
Elle ne veut pas changer d'outil de facturation.
Elle dépose ses PDF dans Kapitaine : le client les retrouve dans son espace, et le suivi et les relances s'appliquent.
Dans le détail
Ce que vous obtenez.
Contrat par client
Formule, montant des honoraires, renouvellement et prochaine échéance.
Numérotation continue
Pas de trou, pas de doublon dans la séquence.
Mentions légales
SIRET, TVA et mentions obligatoires sur chaque facture.
Suivi payé / en retard
Voyez d'un coup d'œil ce qui reste à encaisser.
Factures dans l'espace client
Le client télécharge ses factures sans vous les redemander.
En marque blanche
Vos factures portent votre logo et vos couleurs (offre Marque blanche).
Plusieurs devises
Chaque montant reste dans sa devise. Aucune conversion n'est appliquée.
Encaissement par Stripe
BientôtLe paiement en ligne des factures par Stripe est prévu.
Garde-fous
Conçu pour ne pas faire d'erreur coûteuse.
Les comptes publicitaires de vos clients méritent des protections par défaut, pas des options à activer.
Pas de conversion cachée
Les totaux sont présentés par devise, jamais convertis avec un taux approximatif.
Isolation
Un client ne voit que ses propres factures.
Journal d'audit
Les actions sensibles sont journalisées.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande.
Kapitaine encaisse-t-il les paiements ?
Puis-je facturer en plusieurs devises ?
Les factures portent-elles mon logo ?
S'agit-il de l'abonnement Kapitaine ?
J'édite déjà mes factures ailleurs. Est-ce utile ?
Qui peut gérer les contrats et les factures ?
Modules voisins
Ça fonctionne ensemble.
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