Quand et comment le rapport est préparé
- Le 1er du mois, à partir de 6 h dans le fuseau de votre agence, un rapport est créé pour chaque client actif ayant au moins un compte publicitaire. S'il n'a pas pu l'être à l'heure, il est rattrapé ensuite, sans jamais créer de doublon.
- Il est au statut Généré : un brouillon invisible du client. Les admins et les membres assignés reçoivent la notification « Rapport … prêt à relire ».
- Les chiffres sont figés au moment de la génération, et les visuels des meilleures publicités sont copiés pour rester affichables.
Le rapport contient les KPI du mois (dépense, leads, coût par lead et leurs variations), le budget consommé si un budget est renseigné, les graphiques quotidiens, le tableau par campagne, le top 5 des créas au CPL, les faits marquants (alertes de la période), les prochaines actions et le mot de l'agence. Si le lead d'un compte n'est pas défini, le rapport affiche « CPL non configuré » plutôt qu'un chiffre faux.
Relire et compléter
Ouvrez Rapports dans le menu. L'onglet À valider liste les rapports en attente de publication. Ouvrez celui du client.
Vérifiez les chiffres et les faits marquants. Si la régie a révisé des conversions depuis la génération, Régénérer les chiffres recalcule le rapport avec les dernières données synchronisées ; votre texte est conservé.
Rédigez le Mot de l'agence (votre lecture du mois) et jusqu'à 20 Prochaines actions. Les Blocs de commentaire réutilisables de la colonne latérale s'insèrent d'un clic.
Décochez Inclure les faits marquants si vous ne voulez pas afficher les alertes de la période.
Cliquez sur Enregistrer : le rapport passe En relecture, toujours invisible du client.
Les chiffres eux-mêmes ne se modifient pas à la main : ils viennent des données synchronisées des régies.
Le brouillon de commentaire rédigé par IA
Si la fonction est activée sur votre espace, Kapitaine peut proposer un brouillon du mot de l'agence et des prochaines actions, rédigé par un modèle d'intelligence artificielle à partir des chiffres du rapport.
- Utiliser le brouillon IA préparé reprend le brouillon préparé à la génération ; Proposer un commentaire (IA) en demande un nouveau (20 par jour et par agence).
- Toute phrase qui cite un chiffre absent des données du rapport est retirée du brouillon.
- Le brouillon n'est jamais publié tout seul : il n'est enregistré que si vous cliquez sur Enregistrer ou Valider et publier.
Publier le rapport
La colonne Publication rappelle les points à vérifier : chiffres synchronisés, faits marquants, mot de l'agence, prochaines actions. Elle est indicative et ne bloque pas la publication.
Cliquez sur Valider et publier, puis confirmez. Vos dernières modifications sont enregistrées avant la publication.
Le rapport passe Publié. Les utilisateurs du client sont notifiés et le retrouvent dans leur espace, avec sa version PDF.
Un rapport publié n'est plus modifiable. Si un rapport du mois n'est toujours pas publié le 10, un rappel est envoyé aux admins et aux membres assignés.
Rapport sur une période libre
Pour un bilan trimestriel ou une fin de mission, Générer sur une période libre dans Rapports : choisissez le client et les dates, puis Générer le rapport. Il suit le même parcours de relecture.
Le PDF
Le PDF est produit à partir de la même page que la version en ligne, au format A4. La publication le génère automatiquement ; Régénérer le PDF en produit une nouvelle version. Ses métadonnées (titre, auteur) sont au nom de votre agence et, avec l'offre Marque blanche, sans mention de l'éditeur.
Partager le rapport par lien
Pour un destinataire qui n'a pas de compte (un associé, un comité), le panneau Lien de partage d'un rapport publié crée un lien en lecture seule, à votre marque.
Choisissez la Validité : 7, 30 (par défaut) ou 90 jours, puis Créer un lien.
Cliquez sur Copier le lien immédiatement : pour des raisons de sécurité, il ne sera plus affiché ensuite.
- Le destinataire consulte le rapport et peut télécharger le PDF. La page n'est pas indexée par les moteurs de recherche.
- Le panneau indique la date d'expiration et le nombre de consultations.
- Régénérer le lien désactive immédiatement l'ancien ; Révoquer le lien coupe l'accès. Un seul lien actif par rapport.