Quand et comment le rapport est préparé
- Le 1er du mois, à partir de 6 h dans le fuseau de votre agence, un rapport est créé pour chaque client actif ayant au moins un compte publicitaire. S'il n'a pas pu l'être à l'heure, il est rattrapé ensuite, sans jamais créer de doublon.
- Il est au statut Généré : un brouillon invisible du client. Les admins et les membres assignés reçoivent la notification « Rapport … prêt à relire ».
- Il part du modèle du client s'il en a un, sinon du modèle de l'agence. Les chiffres sont figés au moment de la génération, et les visuels des meilleures publicités sont copiés pour rester affichables.
Les indicateurs proposés sont la dépense, les impressions, les clics, le CTR, le CPC et le CPM, puis les leads, le CPL et le taux de conversion (ou, pour un client e-commerce, les achats, le chiffre d'affaires, le ROAS, le CPA, le panier moyen et le taux d'achat), chacun avec sa variation. Un client qui dépense en plusieurs devises a ses chiffres par devise, sans conversion. Un chiffre impossible à calculer affiche sa raison, jamais 0 : « CPL non configuré » si aucun lead n'est mesurable sur le compte, « CA non remonté par … » si la régie ne transmet pas la valeur des achats.
Choisir la période et la comparaison
Sur un brouillon, Modifier la période ; pour un nouveau rapport, Générer sur une période libre dans Rapports, puis choisissez le client et Générer le rapport.
- Période : 7 jours, 30 jours, ce mois, mois dernier, trimestre dernier, ou dates personnalisées. 13 mois au plus, sans date future, dans le fuseau du client.
- Comparaison : Période précédente, Même période l'an dernier (N-1) ou Aucune comparaison.
- Changer la période recalcule les chiffres ; vos textes et vos blocs sont conservés.
La portée (reach) n'est pas proposée : elle ne s'additionne pas d'un jour à l'autre, et son total sur la période serait faux.
Composer le rapport en blocs
Le rapport est une suite de blocs : indicateurs clés, graphique d'évolution, répartition par régie, tableau des campagnes, top créas, faits marquants, objectifs, mot de l'agence, prochaines actions, texte libre, titre de section.
Ajoutez un bloc en choisissant son type ; retirez ceux qui ne servent pas à ce client.
Réordonnez les blocs en les faisant glisser par leur poignée, ou au clavier (flèches, Début, Fin) sur la poignée. Annuler revient sur la dernière modification.
Ouvrez les réglages d'un bloc : indicateurs affichés, indicateur du graphique, colonnes, tri et nombre de lignes du tableau des campagnes, nombre de créas. Une campagne placée dans Campagnes masquées disparaît du tableau mais reste comptée dans les totaux, avec une mention sous le tableau.
Modifiez les textes : titre du rapport, surtitre, titres de section, texte libre et mentions de fin.
Enregistrer comme modèle fait de cette présentation le modèle du client, ou de toute l'agence : les prochains rapports en partiront. Le PDF suit l'ordre des blocs.
Relire et compléter
Ouvrez Rapports dans le menu. L'onglet À valider liste les rapports en attente de publication. Ouvrez celui du client.
Vérifiez les chiffres et les faits marquants. Si la régie a révisé des conversions depuis la génération, Régénérer les chiffres recalcule le rapport avec les dernières données synchronisées ; vos textes et vos blocs sont conservés.
Rédigez le Mot de l'agence (votre lecture de la période) et jusqu'à 20 Prochaines actions. Les Blocs de commentaire réutilisables de la colonne latérale s'insèrent d'un clic.
Cliquez sur Enregistrer le brouillon : le rapport passe En relecture, toujours invisible du client.
Les chiffres eux-mêmes ne se modifient pas à la main : ils viennent des données synchronisées des régies. Seule l'agence modifie un rapport : ni le client, ni un accès en lecture seule.
Le brouillon de commentaire rédigé par IA
Si la fonction est activée sur votre espace, Kapitaine peut proposer un brouillon du mot de l'agence et des prochaines actions, rédigé par un modèle d'intelligence artificielle à partir des chiffres du rapport.
- Utiliser le brouillon IA préparé reprend le brouillon préparé à la génération ; Proposer un commentaire (IA) en demande un nouveau (20 par jour et par agence).
- Toute phrase qui cite un chiffre absent des données du rapport est retirée du brouillon.
- Le brouillon n'est jamais publié tout seul : il n'est enregistré que si vous cliquez sur Enregistrer le brouillon ou Valider et publier.
Publier le rapport
La colonne Publication rappelle les points à vérifier : chiffres synchronisés, faits marquants, mot de l'agence, prochaines actions. Elle est indicative et ne bloque pas la publication.
Cliquez sur Valider et publier, puis confirmez. Vos dernières modifications, blocs compris, sont enregistrées avant la publication.
Le rapport passe Publié. Les utilisateurs du client sont notifiés et le retrouvent dans leur espace, avec sa version PDF.
Un rapport publié est figé, blocs compris : il n'est plus modifiable, et un changement de modèle ne le touche pas. Si un rapport du mois n'est toujours pas publié le 10, un rappel est envoyé aux admins et aux membres assignés.
Envoyer le rapport automatiquement après validation
Par défaut, le client est notifié à la publication et lit le rapport dans son espace. Pour qu'il le reçoive aussi par e-mail, ouvrez le client, onglet Rapports, carte Envoi automatique.
Cochez Envoyer automatiquement après validation. Un brouillon ne part jamais : l'envoi suit la publication par un membre de l'agence.
Choisissez les Destinataires : équipe de l'agence, utilisateurs du client, et jusqu'à 10 adresses externes (25 destinataires au plus).
Choisissez le Moment d'envoi (Dès la publication ou À date fixe, jour 1 à 28 et heure), l'objet et le message (variables
{client},{periode},{agence}), puis le contenu : PDF en pièce jointe ou lien de consultation valable 7, 30 ou 90 jours.
Chaque rapport affiche son Journal des envois, avec Envoyer ce rapport maintenant et Relancer les envois en échec. L'objet ne doit contenir ni montant ni pourcentage. Pour préparer la présentation de tous les rapports d'un client ou de l'agence, voir les modèles de rapport.
Le PDF
Le PDF est produit à partir de la même page que la version en ligne, dans l'ordre des blocs, au format A4. La publication le génère automatiquement ; Régénérer le PDF en produit une nouvelle version. Ses métadonnées (titre, auteur) sont au nom de votre agence et, avec l'offre Marque blanche, sans mention de l'éditeur.
Partager le rapport par lien
Pour un destinataire qui n'a pas de compte (un associé, un comité), le panneau Lien de partage d'un rapport publié crée un lien en lecture seule, à votre marque.
Choisissez la Validité : 7, 30 (par défaut) ou 90 jours, puis Créer un lien.
Cliquez sur Copier le lien immédiatement : pour des raisons de sécurité, il ne sera plus affiché ensuite.
- Le destinataire consulte le rapport et peut télécharger le PDF. La page n'est pas indexée par les moteurs de recherche.
- Le panneau indique la date d'expiration et le nombre de consultations.
- Régénérer le lien désactive immédiatement l'ancien ; Révoquer le lien coupe l'accès. Un seul lien actif par rapport.